Sage 100 - Arquivo Digital Cloud

Arquivo digital Cloud

É um sistema de arquivo digital intuitivo e simples para o processamento de toda a documentação do seu negócio, que comunica diretamente com aplicação Sage 100, assim este processo possibilita a associação do documento físico com o seu respetivo movimento contabilístico.

Criar conta arquivo digital cloud
No sistema da aplicação tem disponivel a opção arquivo digital cloud que lhe permite criar a conta no portal bizdocs relativamente ao seu gabinete.
Ao aceder à opção, deverá aceitar os termos e condições, assinalar “Tomei conhecimento” e prosseguir. Na janela seguinte, serão apresentados os dados da licença, indique o email e o nome a utilizar. Em seguida, introduza o código de ativação fornecido. Após selecionar “Registar”, receberá no seu email a palavra-passe de acesso ao portal Bizdocs.

Configurações
Para iniciar deverá efetuar as seguintes configurações:
1- Credencias de acesso
Para aceder ao portal bizdcos (https://arquivodigital.bizdocs.mobi/), como Empresa tem uma conta, constituída por um email e uma password (ponto anterior), assim na aplicação para fazer essa ligação, deverá garantir que o utilizador usado tem definido o mesmo email e password da conta bizdocs gabinete.

2- Parâmetros contabilidade
Na contabilidade e em cada empresa que pretenda ligar ao arquivo digital cloud, deverá aceder aos parâmetros da aplicação e ativar a opção que usa arquivo digital cloud, poderá também indicar qual a data atribuir aos lançamentos, a descrição e se pretende uma validação na importação do SAF-T e e-fatura, para assim ligar aos documentos existentes no portal bizdocs.

Introdução por Documento e Diário
Na janela de lançamento tem o ícone do arquivo digital cloud que contem várias opções.

Visualizar documento
Nesta opção poderá consultar o documento associado, ao clicar irá abrir um navegador de internet com o documento no portal bizdocs.

Copiar identificação do documento
Esta opção copia a identificação do movimento que poderá colocar manualmente no documento no portal bizdocs.
Será útil para utilizadores que não têm acesso ao arquivo digital na contabilidade, mas tem acesso ao portal bizdocs via navegador de internet, assim poderá fazer o processo de ligação manualmente.

Ligar lançamento a um documento no arquivo
Com esta opção poderá fazer a ligação entre o movimento e o documento bizdocs de forma manualmente, bastando aceder ao documento no portal bizdocs copiar o link, depois colar no movimento e fazer atualizar.

Atualizar documento no arquivo com informação do lançamento
Nesta opção abre a janela para colocar um comentário para assim ser associado ao documento no portal bizdocs.

Retirar ligação do lançamento com o documento do arquivo
Esta opção quebra a ligação entre o documento da bizdocs e o lançamento da contabilidade.
Se anular o lançamento na contabilidade esta ligação também é retirada.

Pesquisar lançamento no arquivo
Permite depois de confirmar o lançamento associar o documento do portal bizdocs de forma automática, desde que tenha o mesmo terceiro, mesma data de documento, mesmo número de documento e total.
Para a opção estar disponível tem de obrigatoriamente ter o número do documento na coluna Nº documento no lançamento.
Ao utilizar esta opção é feita uma pesquisa por quatro campos (valor do documento, terceiro, data e número do documento) e se não encontrar efetua uma pesquisa por três campos, surgindo no final uma lista de possíveis documentos para selecionar qual o pretendido.
Quando a ligação é feita o ícone no movimento passa de branco para verde indicando assim que tem um documento associado e poderá consultar.

Abrir assistente para lançamento
Ao aceder à opção irá abrir um assistente com a lista de documentos pendentes no arquivo digital entre datas, ao confirmar o lançamento o documento que se encontra selecionado neste assistente será ligado.

Fechar assistente para lançamento
Encerra o assistente.

Importação
O portal bizdocs extrai a informação usando dois métodos, um que permite a extração de informação dos documentos que fizer upload (metadados), assim sempre que tiver novos documentos disponíveis na sua conta do Gabinete, ao entrar na empresa em causa irá surgir uma notificação.

Acedendo à opção arquivo digital cloud poderá importar esses movimentos, bastando configurar quais as contas pretendidas e lançar. Ficando assim o movimento disponível na contabilidade com a respetiva associação do documento no portal bizdocs.
Na linha do documento na coluna arquivo ao clicar no símbolo irá consultar o documento correspondente, um clique abre o documento num visualizador dentro da aplicação, com dois cliques irá abrir num navegador de internet.
A configuração é semelhante há já existente no e-fatura, onde é criado uma grelha com a conta de incidência, conta de iva, a natureza do movimento e se pretende que crie ou não recibo aquando do lançamento do movimento.
As tabelas de parametrização estão também disponíveis no menu utilitário área de navegação lateral opção arquivo digital cloud.

Ligar movimentos
O outro método disponibilizado pela bizdocs é o ORC (Optical Character Recognition) onde poderá fazer o carregando dos documentos e na aplicação irá surgir também uma notificação que lhe irá permitir ligar esses documentos do portal bizdocs aos movimentos lançados na contabilidade, esta ligação poderá ser feita via introdução manual de documento, importação de saft, importação via opção e-fatura e movimentos contabilidade connection.
No menu utilitário área de navegação lateral tem uma área arquivo digital cloud onde contém as opções ligar.

Em cada uma destas opções irá surgir os respetivos movimentos, na primeira os movimentos feitos manualmente, na segunda os documentos importados via e-fatura, na terceira os movimentos importados via saft faturação e por fim os movimentos contabilidade connection.

Pesquisa todos
Pesquisa 4 campos
A opção irá tentar ligar todos os documentos que estão no ecrã, usando uma pesquisa por quatro campos (valor do documento, terceiro, data e número do documento) e se não encontrar irá pesquisar por três campos e sugerir.
Pesquisa 3 campos
Usando esta opção a pesquisa é feita por 3 campos (valor do documento, data e número do documento) esta pesquisa é para documentos que não contem todos os campos como por exemplo documentos bancários.
Aplicação irá sugerir o documento no símbolo , bastando fazer dois cliques para consultar e na janela que abrir dois cliques para selecionar e assim confirmar a ligação entre movimento e documento.

Pesquisa documento
Tenta ligar ou sugerir o documento para a linha selecionada, pesquisando por 4 ou 3 campos.
Editar
Abre a janela de movimentação do documento selecionado.
Visualizar documento no arquivo
Abre o documento associado no portal bizdocs num navegador de internet.
Clicar no ícone verde na linha também abre o documento correspondente.
Selecionar documentos sugeridos
Quando o processo de ligação terminar se surgir o ícone verde é porque foi feito a ligação do documento bizdocs ao lançamento com sucesso, se surgir o ícone vermelho indica que tem mais do que um documento com as mesmas características ou tem sugestões de documentos para associar, assim nesta opção irá sugerir as várias possibilidades para selecionar, acedendo ao ícone vermelho também surge a mesma lista.
Clicando no ícone verde de cada linha poderá consultar o movimento, um clique abre o documento num visualizador interno, dois cliques abre o documento num navegador de internet.

Ao fazer ligar a pesquisa é feita pelo valor do documento, terceiro, data e número do documento.

Diagnóstico de ligações ao arquivo digital cloud
Ao aceder à opção irá surgir todos os documentos existentes no arquivo digital cuja identificação da ligação (Transaction ID) não tem correspondência com nenhum dos lançamentos contabilísticos registados na aplicação de contabilidade, isto verifica-se por exemplo na reposição de uma cópia de segurança anterior.
Poderá visualizar o documento arquivado com duplo clique no símbolo do arquivo. Selecione os documentos que deseja retirar/quebrar a identificação da ligação, podendo assim posteriormente voltar a ligar aos movimentos contabilísticos na contabilidade.
Para realizar a ligação, basta selecionar o lançamento contabilístico, o documento correspondente e clicar no botão “Ligar”. Uma vez confirmada a associação, tanto o lançamento quanto o documento ficam vinculados, simplificando a consulta futura e garantindo a consistência entre os registos.