Document Flow Capture

Sage Document Flow Capture 

Na versão 2026.02.01 foi introduzida a funcionalidade Capture ao Document Flow.
O Document Flow passa a permitir:

• Document Flow Exchange (introduzido na versão 2025.03.01): envio/receção de documentos (EDI) com outras empresas Sage 50 (mais informações, aqui).
• Document Flow Capture: importação de faturas de fornecedores através de PDF/imagem via e‑mail dedicado ou upload de ficheiros, com processamento por AI.

 

---

Pressupostos obrigatórios para a configuração do Documento Flow Capture

• A base de dados tem de ser na tecnologia Microsoft SQL Server;
• Apenas utilizadores com propriedade Administrador poderão ativar a funcionalidade.

 

---

Onboarding do Documento Flow Capture

O processo de onboarding pode ser efetuado na ficha da empresa, tabulador Sage 50 Document Flow, ou no BackOffice, menu Compras / Serviços conectados / Document Flow.

O primeiro passo será conectar a empresa à sua Conta Sage (mais informações sobre a Conta Sage aqui), para tal terá que indicar o endereço de e-mail para conectar a empresa aos serviços Document Flow. Caso o e-mail já esteja registado será direcionado para o ecrã de login, caso contrário poderá então proceder à criação de conta.

 

Se já tiver sido efetuado o onboarding da empresa no Document Flow Exchange, será automaticamente assumido o mesmo endereço e-mail. Caso contrário, solicitará o e-mail associado à Conta Sage (mais informações sobre a Conta Sage aqui).

No ecrã seguinte serão apresentados os dados da empresa...

... e posteriormente a senha da Conta Sage.

De seguida terá que ser definido o endereço de e-mail para receber os documentos para importação via Document Flow Capture.
Se ativar a opção Quero criar um email personalizado para a minha empresa, pode criar um e-mail personalizado. Caso não ative, o Sage 50 criará um email genérico com base nos dados da empresa.

Após as configurações...

...poderá utilizar o Document Flow Capture.

 

---

Processo de receção/integração de documentos através Documento Flow Capture

Uma vez finalizado o onboarding da empresa, poderá integrar os documentos que os seus fornecedores enviem para o email que definiu (*@ai.sage.com) ou poderá carregar documentos em formato PDF ou imagens ou usar o e-mail que definiu para importação via Sage AI Document Capture.

No ecrã Gestão Documentos poderá fazer toda a gestão da receção e integração dos documentos.

Pode optar por integrar informação através do carregamento manual de ficheiros - botão Carregar ficheiros. Selecione os ficheiros que pretende e confirme o respetivo carregamento.

Caso não seja possível carregar corretamente algum ficheiro, será despoletado aviso ao utilizador, ficando o ficheiro assinalado para remover (ex: ficheiro já submetido).

Os documentos recebidos via e-mail serão automaticamente descarregados e listados no tabulador Recebidos juntamente com os carregados manualmente.

Alguns documentos poderão apresentar o estado Requer revisão devido a informação em falta, nomeadamente a identificação do fornecedor.

Caso tenha carregado algum ficheiro indevidamente, poderá sempre eliminá-lo da lista - botão Eliminar à direita.

Poderá agora selecionar o documento que pretende e dar seguimento à respetiva integração - botão Integrar à direita.

À medida que são integrados, os documentos passarão a constar no tabulador Integrados.

Caso a empresa também proceda ao envio de documentos via Document Flow Exchange, no tabulador Enviados poderá consultar estes documentos.

---

Integração de documentos

Para proceder à integração de um documento gerando uma fatura/nota de crédito de compra, selecione o documento da lista de documentos recebidos e clique no botão Integrar à direita.

O ecrã de importação apresenta no topo a informação do fornecedor e alguns dados relativos ao documento a importar, nomeadamente o tipo de documento, o total, descontos... Poderá selecionar a série de documentos a atribuir ao documento que está a integrar, bem como o armazém que deverá ser movimentado.. Deve ainda indicar se deverá ser considerado documento com ou sem impostos incluídos.  Caso não tenha sido possível identificar o fornecedor/nif poderá ainda indicar qual o fornecedor para associar ao documento.

Na parte central, terá as diversas linhas do documento. Para consultar detalhadamente uma linha, bastará selecionar a linha em questão e clicar no botão Detalhes em rodapé. Caso proceda a alterações na linha deverá validar essas alterações clicando no botão Confirmar na área de Detalhes.

Cada linha poderá apresentar um simbologia diferente consoante se trate de um artigo novo, uma linha alterada (por exemplo uma descrição alterada) ou uma linha que requer uma certa análise (por exemplo código de barras em falta). Acima das linhas, à direita, tem a informação de quantos novos artigos serão criados, quantas linhas sofreram alterações e quantas requerem correções.

Depois de toda a análise/correção efetuada clique no botão Confirmar em rodapé para dar seguimento ao processo de integração e gravação do documento de compra.

 

---

Créditos de utilização e Módulos

Durante a atualização para a versão 2026.02.01, será adicionado o módulo D0 a todas as licenças Sage 50 Faturação e Loja. O módulo D0 permite a importação gratuíta até 50 documentos.

Os créditos apenas são descontados quando o documento é integrado. Exemplo: caso efetue upload de 100 PDFs/Emails, apenas são descontados os créditos quando procede à integração dos documentos. A pré-visualização não desconta créditos.

Módulos e Créditos:

• D0 – Até 50 documentos/mês (free);
• D1 – Até 100 documentos/mês;
• D2 – Até 250 documentos/mês;
• D3 – Até 500 documentos/mês;
• D4 – Até 1000 documentos/mês.

---

Limitações de utilização

Não são suportados:

• Ficheiros com mais de 20MB;
• Emails com mais de 40MB;

• Ficheiros que contenham múltiplos documentos/faturas.

É suportada a integração de faturas e notas de crédito.